(1)明確會(huì)展活動(dòng)的內(nèi)容主題以及特色。

　　不同性質(zhì)的會(huì)展活動(dòng)在表現(xiàn)形式上是不同的，因此在接待服務(wù)的表現(xiàn)形式上也就有所差異。如會(huì)議活動(dòng)和展覽活動(dòng)。展覽活動(dòng)和大型節(jié)慶活動(dòng)的禮儀接待服務(wù)的表現(xiàn)形式不同，有些活動(dòng)需要熱鬧，有些需要安靜;同樣是展覽活動(dòng)，不同的主題和內(nèi)容，其禮儀接待服務(wù)的要求也不同。例如汽車展的禮儀接待服務(wù)可以比較活潑歡快，具有現(xiàn)代感;化妝品展的禮儀接待服務(wù)則可以時(shí)尚前衛(wèi)。

　　(2)事先做好整個(gè)會(huì)展活動(dòng)的程序安排以及具體的人員安排。

　　了解會(huì)展活動(dòng)的程序安排是進(jìn)行禮儀接待人員配備的重要信息輸入。如果會(huì)展活動(dòng)的開(kāi)幕式有重要嘉賓參加。還伴隨有不同規(guī)模和場(chǎng)次的會(huì)議或講座，會(huì)展活動(dòng)參與人員的數(shù)量較多，這時(shí)就需要場(chǎng)館管理者確定在什么時(shí)候、在哪些地方、安排多少名禮儀服務(wù)人員，他們的主要工作任務(wù)是什么，在完成開(kāi)幕式后，他們還須安排到哪里去服務(wù)。在安排禮儀接待服務(wù)時(shí)要注意考慮如何提高服務(wù)效率。

　　(3)要嚴(yán)格規(guī)范禮儀接待人員的素質(zhì)和個(gè)性要求。

　　策劃禮儀接待服務(wù)時(shí)要考慮到服務(wù)的客人的類型和特點(diǎn)。如有較多國(guó)外嘉賓參加的展會(huì)活動(dòng)，則安排的禮儀接待人員應(yīng)有良好的文化修養(yǎng)和外語(yǔ)水平。如果是專業(yè)性較強(qiáng)的學(xué)術(shù)會(huì)議，還可以考慮安排該專業(yè)的大學(xué)生負(fù)責(zé)禮儀接待工作，既便于與會(huì)議代表溝通，又能使該專業(yè)的學(xué)生獲得學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。如果展會(huì)活動(dòng)正式莊重，則需要安排莊重典雅的禮儀接待人員。

　　(4)事先列出活動(dòng)過(guò)程中需要的禮儀用品。禮儀接待服務(wù)過(guò)程中不能忘記準(zhǔn)備展會(huì)活動(dòng)中所需的禮儀用品，如剪彩活動(dòng)時(shí)所需的金色剪刀、綢布球、托盤、禮花等;簽字活動(dòng)中的文件及文件簿、簽字筆、葡萄酒等;舞獅表演時(shí)所需的點(diǎn)睛毛筆和墨水;頒獎(jiǎng)儀式時(shí)所需的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、錦旗、獎(jiǎng)金信封、鮮花、吉祥物等;捐贈(zèng)儀式所需的支票模型、捐獻(xiàn)證書、鮮花等。這些禮儀用品什么時(shí)候使用，使用的順序如何，都要事先與禮儀接待人員交代清楚，以防出錯(cuò)。

　　(5)挑選禮儀接待人員服裝類型。在人們的腦海中，禮儀接待人員就是身材高挑，穿著紅色長(zhǎng)旗袍的禮儀小姐和迎賓小姐。其實(shí)，

　　禮儀接待人員的著裝形式可以是多樣的，通過(guò)著裝應(yīng)反映出會(huì)展活動(dòng)的特色。

　　如汽車嘉年華的禮儀小姐可以穿具有現(xiàn)代感的和運(yùn)動(dòng)感的運(yùn)動(dòng)裝;啤酒節(jié)的禮儀小姐則可以穿戴時(shí)髦、前衛(wèi)、性感的超短裙，以彰顯個(gè)性;